BAHASA INDONESIA 1 #
KELOMPOK 8
Disusun oleh :
1.
Feby Alifan
Aristama (12110709)
2.
Moh Windu Aji (14110459)
3.
Muhammad Ashary (14110644)
Pembahasan : Laporan Umum
KATA PENGANTAR
Syukur
kami ucapkan alhamdulillah kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena kami dapat
menyelesaikan tugas makalah ini dan kami ucapkan banyak banyak terima kasih
kepada sumber – sumber yang telah membantu kami dalam pembuatan tugas makalah
ini. Tujuan lain dari penyusunan Makalah ini juga untuk menambah wawasan
tentang pengetahuan , khususnya tentang makalah yang kami buat yaitu tentang
laporan umum.
Sekali
lagi kami ucapkan banyak terima kasih kepada sumber – sumber yang telah
membantu kami . Harapan kami semoga makalah kami ini bermanfaat khususnya untuk
kami sendiri dan untuk orang banyak , amin .
PENDAHULUAN
Laporan
umum sendiri memiliki pengertian suatu bentuk penyampaian berita, keterangan,
pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara
tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang (authority)
dan tanggung jawab (responsibility) yang ada antara mereka.
Terdapat
banyak manfaat bagi perusahaan dalam membuat laporan umum misalnya untuk
membuat laporan anggaran suatu perusahaan. Laporan umum sendiri mempunyai
peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu organisasi dimana
hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari keberhasilan
organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam suatu
organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan, ataupun antara
sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan suatu sistem
delegation of authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana secara effektif
dan efisien.
PEMBAHASAN
Pengertian Laporan Umum
I. Laporan
adalah :
Suatu bentuk
penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik
secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan
hubungan wewenang (authority) dan tanggung jawab (responsibility) yang ada
antara mereka.
Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari
pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.
Laporan
merupakan salah satu alat untuk menyampaikan informasi baik formal maupun
nonformal.
Penyampaian
informasi dari petugas/ pejabat tertentu kepada petugas / pejabat tertentu
dalam suatu system administrasi.
Laporan
mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu
organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari
keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan
dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan,
ataupun antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan
suatu sistem delegation of authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana
secara effektif dan efisien. Kerja sama diantara atasan bawahan bisa dilakukan,
dibina melalui komunikasi baik komunikasi yang berbentuk lisan maupun tulisan
(laporan). Agar laporan tersebut bisa efektif mempunyai syarat-syarat yang
perlu dipenuhi demi terbentuknya laporan yang baik maka seseorang perlu
mengetahui secara baik bagaimana pembuatan format laporan yang sempurna.
Sehingga dengan laporan yang terformat bagus akan bisa bermanfaat baik dalam
komunikasi maupun dalam mencapai tujuan organisasi.
Manfaat Laporan Umum
II. Manfaat
laporan bagi perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Merupakan
perwujudan dari responsibility pelapor terhadap tugas yang dilimpahkan.
2. Sebagai
alat untuk memperlancar kerja sama dan koordinasi maupun komunikasi yang saling
mempengaruhi antar perseorangan dalam organisasi.
3. Sebagai
alat untuk membuat budgeting (anggaran), pelaksanaan, pengawasan, pengendalian
maupun pengambilan keputusan.
4. Sebagai
alat untuk menukar informasi yang saling dibutuhkan dalam pekerjaan.
Bagaimana
agar laporan benar-benar dibutuhkan dan bermanfaat peranannya dalam organisasi
harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1. Clear
Kejelasan
suatu laporan diperlukan baik kejelasan dalam pemakaian bahasa, istilah, maupun
kata-kata harus yang mudah dicerna, dipahami dan dimengerti bagi si pembaca.
Kejelasan suatu laporan tersebut tentu saja didukung oleh penguasaan materi
laporan dari si pemberi laporan sehingga dengan adanya jaminan bahwa si pembuat
laporan menguasai materinya merupakan jaminan kejelasan suatu laporan di
samping hal-hal tersebut diatas.
2. Mengenai
sasaran permasalahannya
Caranya
dengan jalan menghindarkan pemakaian kata-kata yang membingungkan atau tidak
muluk-muluk, demikian juga dalam hal penyusunan kata-kata maupun kalimat harus
yang jelas, singkat jangan sampai melantur kemana-mana dan bertele-tele yang membuat
si pembaca laporan semakin bingung dan tidak mengerti.
3. Lengkap
Kelengkapan
tersebut menyangkut :
a.
Permasalahan yang dibahas harus sudah terselesaikan semua sehingga tidak
menimbulkan tanda tanya.
b. Pembahasan
urutan permasalahan harus sesuai dengan prioritas penting tidaknya permasalahan
diselesaikan atau dengan kata lain masalah yang sangat penting diutamakan
pembahasannya baru masalah-masalah yang timbul dalam pembahasan sampingan
seyogyanya juga dibahas. Sehingga laporan menjadi lengkap dan mantap karena
sudah mencakup segala segi yang didukung dengan data-data statistik yang jelas
dan lengkap.
4. Tepat
waktu dan cermat
Tepat waktu
sangat diperlukan dalam penyampaian laporan kepada pihak-pihak yang membutuhkan
karena pihak yang membutuhkan laporan untuk menghadapi masalah-masalah yang
bersifat mendadak membutuhkan pembuat laporan yang bisa diusahakan
secepat-cepatnya dibuat dan disampaikan. Kalau sampai terjadi keterlambatan
penyampai laporan bagi yang berkepentingan berarti terjadi pemborosan waktu
maupun tenaga karena kalau misalnya laporan tersebut diperlukan untuk bagian
pengendalian produksi maka bagian pengendalian produksi akan kacau karena
bagian ini menyangkut proses produksi yang berlangsung terus menerus. Oleh
karena itu ketepatan waktu maupun kecermatan pembuatan laporan sangat
dibutuhkan apalagi bila laporan tersebut menyangkut tindakan koreksi yang harus
ada follow up nya.
5. Tetap
Laporan yang
diduking data-data yang bersifat tetap dalam arti selalu akurat dan tidak
berubah-ubah sesuai dengan perubahan waktu dan keadaan akan membuat suatu
laporan lebih dapat dipercaya dan diterima. Keterangan-keterangan dalam
menyampaikan laporan tidak boleh saling bertentangan satu sama lain.
6. Objective
dan factual
Pembuatan
laporan harus berdasarkan fakta-fakta yang bisa dibuktikan kebenarannya maupun
dibuat secara obyektif.
7. Harus ada
proses timbal balik
Laporan yang
baik harus bisa dipahami dan dimengerti sehingga menimbulkan gairah dan minat
si pembaca.
Jika si
pembaca memberikan response berarti menunjukkan adanya proses timbal balik yang
bisa memanfaatkan secara pemberi laporan maupun si pembaca laporan.
Laporan juga
berfungsi sebagai :
ü
pertanggungjawaban
bagi orang yang diberi tugas.
ü
landasan
pimpinan dalam mengambil kebijakan/keputusan.
ü
alat
untuk melakukan pengawasan.
ü
dokumen
sebagai bahan studi dan pengalaman bagi orang lain.
Langkah – Langkah Membuat Laporan Umum
III.
Langkah-langkah dalam pembuatan laporan
Laporan
merupakan hal yang sangat penting sehingga pembuatan laporan haruslah tepat,
adapun ketepatan tersebut harus melalui prosedur-prosedur yang tepat pula di
mana prosedur pembuatan laporan mencakup tujuh pokok langkah sebagai berikut :
A. Pengumpulan data dan fakta
Laporan yang tepat
adalah laporan yang lengkap data yang dibutuhkan maupun memuat fakta yang
akurat, misalnya data dan fakta mengenai :
ü
Jumlah
surat keputusan yang telah dikeluarkan perusahaan dalam jangka waktu satu
bulan.
ü
Bentuk
dan struktur organisasi perusahaan.
ü
Jumlah
tenaga kerja per bagian.
ü
Rencana
pemakaian anggaran finansial dan sebagainya.
Agar data
dan fakta tersebut nyata dan dapat dipercaya maka pengumpulannya harus melalui
cara-cara sebagai berikut :
a. Melakukan
observasi dan pengamatan sebelum dilakukan perencanaan penelitian yang mantap
dan matang.
b. Mengadakan
wawancara bagi data dan fakta yang memerlukan dukungan pendapat yang objective.
c. Melakukan
penyebaran daftar pertanyaan baik dengan sistem sampel maupun dengan sistem
yang lainnya.
B. Pemindahan tabulating data dan
fakta
Setelah
melakukan pengumpulan data secara acak atau kasar mengenai observasi atau penelitian
yang dilakukan maka langkah selanjutnya adalah melakukan pemilihan data dan
fakta tersebut. Pemilihan data tersebut bisa dilakukan dengan cara :
ü
Pemilihan data berdasarkan pembedaan cakupan
yang diteliti yaitu data tersebut apakah menyangkut personal perusahaan,
finansial maupun pelaksanaan rencana.
ü
Dibeda-bedakan
menurut peristiwa dan dampaknya.
ü
Dibeda-bedakan
menurut gambar, grafik maupun tabel.
Melakukan
tabulating yaitu mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang
masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi
pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional,
objektif dan menunjukkan logika hubungan antara data, fakta peristiwa dan
dampaknya.
C. Membuat kerangka laporan
Pembuatan
kerangka laporan sangat diperlukan karena dalam kerangka ini termasuk juga
didalamnya pemaparan mengenai bab-bab laporan yang dibuat ataupun inti masalah
yang dirangkum dalam suatu laporan. Pada dasarnya kerangka laporan mencakup 4
bagian pokok yaitu :
Pertama : Pendahuluan
Dengan
melihat isi pendahuluan pembaca bisa mengetahui :
a. Maksud dan
tujuan pembuatan laporan.
b. Maslah
yang akan dibahas.
c. Batasan
masalah.
d.
Sistematika penulisan laporan.
e. Pendekatan
penyelesaian yang digunakan.
Kedua : Tubuh
Laporan
Dalam tubuh
laporan inilah yang merupakan pembahasan maupun penyelesaian masalah yang
dikemukakan,karena :
a. Di
dalamnya terpapar segala data dan fakta yang telah dipisah-pisahkan menurut
kepentingan penyelesaian.
b. Terdapat
analisa si pelapor.
c. Terdapat
hasil penyelesaian masalah dan kemudian ditarik kesimpulan dan saran dari si
pelapor.
Biasanya
bagian tubuh laporan ini yang merupakan bagian terpanjang dari keseluruhan
laporan, oleh karenanya bagian ini biasanya terbagi-bagi lagi menjadi beberapa
bagian, misalnya terdiri dari :
ü
Permasalahan.
ü
Batasan
masalah.
ü
Hipotesa.
ü
Latar
belakang teori.
ü
Bagian
(part).
ü
Bab-bab
(chapters).
ü
Sub
bab-sub bab (section) dan sebagainya.
Ketiga : Saran-saran
Saran-saran
disini sudah terangkum semua penyelesaian masalah secara tegas tanpa memberikan
alternatif-alternatif pilihan lagi. Biasanya pada laporan survei, saran-saran
tersebut dimasukkan ke dalam tiap akhir uraian pada tiap-tiap akhir bab atau
bisa juga dapat sekaligus disatukan sebagai bab terakhir dari seluruh laporan.
Keempat :
Konklusi dan Penutup
Konklusi dan
penutup sebagai logika dari hubungan korelasi antara data, fakta dan analisa.
Adapun konklusi ini bisa juga dijadikan kedalam satu bab dengan bab saran-saran
karena saran-saran tersebut merupakan pencerminan kesimpulan yang jelas tanpa
pemberian alternatif lagi. Sedangkan pada penutup disamping tercermin penegasan
logika juga berupa penegasan saran-saran atau harapan penyempurnaan
kegiatan-kegiatan selanjutnya serta implementasi dan follow up dari semua
ide-ide yang terpapar.
Fungsi Laporan Umum
Fungsi
Penyampaian
laporan biasanya dilakukan oleh seorang bawahan kepada atasan, dalam hal ini
adalah atasan yang memberikan tugas/perintah atau yang mempunyai fungsi kontrol
dan pengawasan atas dirinya atau atas kegiatan yang dilaporkan. Laporan juga
bisa bersifat koordinatif (komunikasi horizontal) bila ditulis oleh petugas
dengan posisi sejajar dengan pembacanaya.
Atas dasar
itu pelaporan mengandung empat fungsi :
1. Fungsi
Informatif
Laporan bisa
digunakan sebagai sumber informasi bagi pembacanya
2. Fungsi
Pertanggung jawaban
Laporan
merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban penulis terhadap pembaca laporan /
atasannya, atau tugas yang harus dan telah dilaksanakannya.
3. Fungsi
Pengawasan
Dengan
membaca laporan, seorang atasan bisa mengawasi bawahan serta tugas yang
dilakukan bawahan tanpa harus melihat langsung.
4. Fungsi
Pengambilan Keputusan
Laporan dari
bawahan dapat digunakan oleh atasan sebagai bahan pertimbangan pengambilan
keputusan. Juga berlaku untuk laporan koordinatif. Seorang Kepala Bagian atau
Manajer dapat menggunakan laporan Manajer lain untuk membuat keputusan di
bagiannya sendiri.
Prinsip – Prinsip Penulisan Laporan Umum
Laporan pada
dasarnya adalah alat komunikasi juga. Supaya dapat digunakan sebagai alat
komunikasi yang efektif, sebuah laporan harus memenuhi syarat–syarat berikut
ini.
a. Lengkap
Artinya data
dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap
b. Jelas
Sebuah
laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak memberi peluang
ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda. Ini dapat dicapai bila
bahasa yang digunakan benar dan komunikatif
c. Benar /
akurat
Data dan
fakta yang salah dapat menuntun pembaca membuat suatu keputusan yang salah.
Jadi kebenaran dan keakuratan isi laporan sangat diperlukan.
d. Sistematis
Laporan harus
diorganisasikan sedemikian rupa, dengan system pengkodean yang teratur,
sehingga mudah dibaca dan diikuti oleh pembaca. Laporan yang sistematis juga
menunjang unsur kejelasan yang sudah diciptakan oleh unsur – unsur bahasa.
e. Objektif
Penulis
laporan tidak boleh memasukkan selera pribadi ke dalam laporannya. Pelapor
harus bersikap netral dan memakai ukuran umum dalam minilai sesuatu.
f. Tepat
waktu
Ketepatan
waktu mutlak diperlukan, karena keterlambatan laporan bisa mengakibatkan
keterlambatan pengambilan keputusan.
Sistematika Laporan Umum
Sistematika
laporan adalah urutan letak dari bagian-bagian yang ada dalam sebuah laporan.
Secara garis besar, semua laporan memiliki 3 bagian utama, yang terdiri atas :
bagian awal/pendahuluan, bagian inti, dan bagian penutup. Namun demikian,
setiap laporan memiliki sistematika yang khas. Berikut akan disajikan
sistematika laporan secara umum, sistematika artikel hasil penelitian,
sistematika artikel nonpenelitian, sistematika makalah, sistematika laporan
penelitian, sistematika laporan evaluasi, dan sistematikan laporan analisis.
A.
Sistematika Laporan Secara Umum
Seperti yang
telah diungkapkan sebelumnya, bahwa pada dasarnya setiap sistematika laporan
itu memiliki 3 bagian utama dan di antara 3 bagian utama itu ada bagian-bagian
lagi yang dinamakan subbagian. Berikut adalah sub-sub bagian yang pasti ada di
setiap jenis laporan.
Judul
Dalam lembar
judul, didalamnya mencakup judul laporan, yang telah menulis/membuat laporan,
dan tanggal saat laporan tersebut ditulis/disampaikan.
Kata
Pengantar
Dalam lembar
kata pengantar, didalamnya berisi ucapan terima kasih kepada orang-orang atau
organisasi yang telah membantu pelaksanaan kegiatan yang sedang dilaporkan.
Daftar Isi
Seperti dalam
sebuah buku, dalam laporan juga harus menyertakan daftar isi. Hal ini
dimaksudkan adalah agar mempermudah pengguna dalam mencari hal-hal yang
dibutuhkan.
Abstrak/ringkasan
Abstrak
adalah bagian yang paling penting dari laporan dan juga (mungkin) satu-satunya
bagian yang dibaca secara rinci oleh pengguna laporan. Karenanya, abstrak harus
hati-hati ditulis dan harus berisi gambaran lengkap dari pesan dalam laporan
tersebut, dengan ringkasan yang jelas tentang rekomendasi yang akan diberikan.
Ruang Lingkup
dan Tujuan
Bagian ini
harus mendefinisikan ruang lingkup dan keterbatasan penyelidikan dan
tujuan-tujuan khusus yang ingin dicapai.
Metodologi
Bagian ini
menjelaskan bagaimana menyelidiki daerah tersebut. Bagaimana mengumpulkan
informasi, dari mana dan berapa banyak (misalnya jika menggunakan survei,
bagaimana survei dilakukan, bagaimana memutuskan pada kelompok sasaran, berapa
banyak yang disurvei, bagaimana mereka disurvei -? Oleh wawancara atau
kuesioner).
Pendahuluan/Latar
Belakang
Hal ini akan
membantu untuk menyempurnakan pembaca ke dalam latar belakang laporan Anda.
Berisi secara detail mengenai latar belakang laporan-tapi ingat untuk tetap
relevan, faktual dan singkat.
Analisa/Pembahasan
Ini adalah
tubuh utama laporan, di mana ide-ide dikembangkan. Pastikan bahwa yang
dikembangkan terstruktur, judul yang jelas, dan bahwa pembaca/pengguna dapat
menemukan informasi dengan mudah. Sifat bagian ini akan tergantung pada ruang
lingkup laporan. Bagian harus berurusan dengan topik utama yang dibahas - harus
ada urutan logis, bergerak dari deskriptif ke analitis. Selain itu, harus
berisi informasi yang cukup untuk membenarkan kesimpulan dan rekomendasi yang
mengikuti. Pemilihan informasi yang tepat sangat penting di sini: jika
informasi penting untuk membantu memahami, maka harus dimasukkan; informasi
yang tidak relevan harus dihilangkan.
Kesimpulan
Kesimpulan
diambil dari analisis di bagian sebelumnya dan harus jelas dan ringkas. Mereka
juga harus berkaitan dengan kajian teoritis yang menjadi acuan. Pada tahap ini,
tidak ada informasi baru dapat dimasukkan.
Rekomendasi
Pastikan
bahwa yang disoroti adalah apa yang pembaca/pengguna ingin tahu dan apa yang
harus mereka lakukan sebagai hasil dari membaca laporan, karena tujuan mereka
membaca laporan BUKAN untuk menggali informasi. Jadi usahakan, jangan
menggunakan kata “disarankan”. Seperti Kesimpulan, rekomendasi-rekomendasi
harus jelas berasal dari tubuh utama laporan dan informasi baru juga harus
disertakan.
Daftar
Pustaka
Daftar
Pustaka berisi materi tambahan yang tidak secara khusus disebut, namun yang
pembaca mungkin ingin untuk menindaklanjuti.
PENUTUP
Dalam
penyusunan pembuatan makalah ini kami menyadari masih banyak kesalahan dan
kekurangan. Maka dari itu saran dan kritik yang membangun dari pembaca
merupakan modal utama kami untuk bisa membuat makalah yang lebih sempurna lagi
baik secara isi maupun penyampaiannya.
DAFTAR PUSTAKA
1 komentar:
blog yang sangat bagus, artikel kali ini sungguh sangat menarik, terimakasih atas infonya..
salam
Posting Komentar